Regulamin


REGULAMIN SYMPOZJUM NAUKOWEGO POLSKIEGO TOWARZYSTWA MEDYCYNY ROZRODU I EMBRIOLOGII,

6-7.10.2023 r., Warszawa
§ 1 Postanowienia ogólne
Niniejszy dokument jest Regulaminem „Sympozjum Naukowego Polskiego Towarzystwa Medycyny Rozrodu i Embriologii”, które odbywa się w terminie 6-7 października 2023 r. stacjonarnie w Warszawie zwanym w dalszej części dokumentu Sympozjum.
Poprzez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
Organizator: Be Communications S.J. ul. Kijowska 5, 03-738 Warszawa, NIP 521 35 94 026; REGON 142809697.
Uczestnik: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji na Sympozjum poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej Sympozjum sympozjum.ptmrie.pl lub poprzez wysłanie zgłoszenia na adres e-mail organizatora dostępny na stronie Sympozjum.
Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora Sympozjum w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez formularz on-line. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Sympozjum oraz obowiązują wszystkich Uczestników.
 
§ 2 Udział w Sympozjum
  1. Warunkiem udziału w Sympozjum jest zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego on-line dostępnego na stronie internetowej Sympozjum lub dokonanie zgłoszenia drogą elektroniczną na adres e-mail dostępny na stronie internetowej Sympozjum.
  2. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu otrzyma potwierdzenie poprawnego zgłoszenia udziału w Sympozjum drogą elektroniczną na podany w formularzu rejestracji adres e-mail.
  3. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także nakłada obowiązek przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności za zamówiony pakiet uczestnictwa.
  4. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na udostępnienie adresu e-mail podmiotom trzecim współpracującym z Organizatorem w ramach Sympozjum, które na podstawie odrębnych umów z Organizatorem odpowiedzialne są za przebieg i organizację Sympozjum (tj. m.in. na udostępnienie danych do celów kwaterunkowych, meldunkowych, żywieniowych i in. w miejscu organizacji Sympozjum, wysyłkę certyfikatów, potwierdzeń płatności, udziału, transmisji online etc.).
  5. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika.
  7. Uczestnik Sympozjum stacjonarnego jest zobowiązany do bezwzględnego noszenia identyfikatora otrzymanego przy rejestracji podczas trwania Sympozjum. Identyfikator jest jedną z form dbania o bezpieczeństwo Uczestników.
  8. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc na Sympozjum.
 
§ 3 Opłaty
  1. Informacja na temat wysokości opłat za udział w Sympozjum Naukowym Polskiego Towarzystwa Medycyny Rozrodu i Embriologii została zamieszczona na stronie internetowej Sympozjum tj. sympozjum.ptmrie.pl
  2. Opłatę za udział w Sympozjum należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora na stronie internetowej Sympozjum. Informacja o danych do płatności znajduje się również w potwierdzeniu rejestracji na Sympozjum.
  3. Płatności mogą być dokonywane przelewem lub za pośrednictwem systemu płatności online.
  4. Rozliczenia transakcji szybkich przelewów przeprowadzane są za pośrednictwem Serwisu Przelewy24. Skorzystanie z płatności on-line wymaga akceptacji Regulaminu płatności, polityki cookies usługodawcy serwisu Przelewy24 PayPro S.A. oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych przez PayPro S.A. ul. Pastelowa 8 w 60-198 Poznań, dla potrzeb realizacji procesu płatności zgodnie z obowiązującymi przepisami (Ustawa z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. nr 133, poz. 883 z późniejszymi zmianami).
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny, o czym niezwłocznie poinformuje za pośrednictwem strony internetowej Sympozjum. Zmiana ceny nie ma zastosowania do już zarejestrowanych Uczestników.
  6. Brak uregulowania należności za udział w Sympozjum w terminie podanym na stronie internetowej Sympozjum oraz formularzu otrzymanym podczas rejestracji lub przesłanej przez Organizatora wiadomości, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy oraz niewydania materiałów na Sympozjum bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności.
  7. Organizator, jako potwierdzenie zaksięgowania dokonanej przez Uczestnika lub osoby działającej w jego imieniu wpłaty, wystawi fakturę VAT.
  8. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Sympozjum, podany w formularzu rejestracji.
  9. Istnieje możliwość przepisania wniesionej opłaty za Sympozjum na inną, wskazaną osobę. Wymaga to jednak indywidualnego uzgodnienia oraz pisemnej akceptacji Organizatora, potwierdzone drogą mailową z adresu: rejestracja@sympozjum.ptmrie.pl
 
§ 4 Rezygnacja
  1. Rezygnację z udziału w Sympozjum może zgłosić wyłącznie drogą mailową, na następujący adres e-mail: rejestracja@sympozjum.ptmrie.pl
  2. Datą anulacji zgłoszenia jest data wpłynięcia wiadomości e-mail do Organizatora.
  3. Rezygnacja z udziału w Sympozjum zostanie potwierdzona przez Organizatora wyłącznie drogą pisemną poprzez adres e-mail.
  4. Uczestnik może dokonać bez kosztowej anulacji rezerwacji uczestnictwa w Sympozjum stacjonarnym w terminie do 90 dni przed rozpoczęciem Sympozjum. Po tym terminie obowiązywać będą następujące koszty rezygnacji:
    • rezygnacja z udziału między 90-60 dni przed Sympozjum powoduje obciążenie Uczestnika 70% kosztami,
    • rezygnacja z udziału poniżej 60 dni przed Sympozjum powoduje obciążenie Uczestnika 100 % kosztami.
  5. Nieodwołanie zgłoszenia i niewzięcie udziału w Sympozjum, nie jest jednoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa i powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.
 
§ 5 Ochrona danych osobowych
  1. Administratorem Państwa danych osobowych podanych podczas rejestracji na Wydarzenie za pomocą formularza on-line oraz mailowego zgłoszenia udziału, jest Be Communications S.J. ul. Kijowska 5, 03-738 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001052097, REGON 142809697 oraz NIP 521 35 94 026 (dalej: „Organizator”).
  2. Kontakt z Organizatorem w sprawie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: rodo@becomms.pl
  3. Przysługuje Państwu prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a Organizator ma obowiązek potwierdzenia ich przetwarzania oraz udzielenia informacji o: celu przetwarzania, kategorii danych przetwarzanych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przetwarzania danych, o przysługujących osobom fizycznym prawach dotyczących przetwarzania i ochrony przetwarzania jego danych osobowych.
  4. Mają Państwo prawo żądać od Organizatora niezwłocznego sprostowania danych, które są nieprawidłowe oraz żądać uzupełnienia danych niekompletnych. Przysługuje Państwu również prawo do usunięcia swoich danych a na Organizatorze ciąży wówczas obowiązek ich niezwłocznego usunięcia w sytuacji, gdy:
    1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
    2. cofnęli Państwo zgodę na podstawie, której opiera się przetwarzanie danych,
    3. wnieśliście Państwo sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych,
    4. dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem,
    5. usunięcie danych osobowych wymagane jest celem wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w przepisach prawa.
  5. Zastrzega się, iż Organizator może odmówić usunięcia danych, gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania zobowiązań Organizatora wynikających z przepisów Rozporządzenia oraz krajowych aktów prawnych.
  6. Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadku rejestracji na Wydarzenie jest udzielona przez Państwa lub osobę działającą w Państwa imieniu, dobrowolna zgoda. W przypadku dokonanego zawarcia umowy podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt b) Rozporządzenia oraz art. 9 ust. 2 pkt a). Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie przez Państwa danych osobowych uniemożliwi rejestrację i udział w Sympozjum.
  7. Organizator przetwarza następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, numer Prawa Wykonywania Zawodu, dane do faktury.
  8. Organizator Sympozjum nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem oraz do celów realizacji usługi organizacji Sympozjum.
  9. Organizator ma prawo do przetwarzania danych osobowych Uczestników w celu i zakresie niezbędnym do poprawnego wykonania usług.
  10. Dane osobowe Uczestników przechowywane są w czasie korzystania z serwisu oraz po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za zakupione usługi.
  11. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji. Informacje o szczególnym znaczeniu, w tym dane osobowe oraz informacje związane ze szczegółami płatności zebrane w celu przeprowadzenia transakcji handlowych, są szyfrowane przed transmisją od użytkownika. Komunikacja między komputerem użytkownika a serwerem Organizatora, w czasie zbierania danych osobowych i dokonywania transakcji zakupu, jest zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL.
  12. Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. 133 z dnia 29 października 1997 r., poz. 833.) jest Organizator.
  13. Jako jedną z form ochrony Uczestników podczas trwania Sympozjum stacjonarnego jest identyfikator, wydawany podczas rejestracji na wydarzenie. Każdy uczestnik zobowiązany jest do bezwzględnego noszenia identyfikatora podczas trwania Sympozjum stacjonarnego. Osoby nieposiadające identyfikatorów nie będą miały możliwości wejścia na część dydaktyczną, wystawową oraz gastronomiczną.
 
§ 6 Siła wyższa
  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Sympozjum w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych i siły wyższej, tj. zdarzeń zewnętrznych o szczególnym charakterze, którym nie można było zapobiec, takich jak klęski żywiołowe (powódź, huragan) oraz szczególne zakłócenia porządku publicznego (blokada komunikacyjna o charakterze ponadregionalnym, akty terroru, zgłoszenie podłożenia bomby, kataklizm społeczny lub w obrębie środowiska naturalnego albo budowli lub budynków związanych z organizacją Wydarzenia, konflikt zbrojny, zamieszki, zarządzenia organów państwowych, którym nie można było zapobiec).
  2. W przypadku wystąpienia siły wyższej Organizator dotknięty takim zdarzeniem jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Uczestnika o braku możliwości wykonywania swoich obowiązków. W razie niemożności przezwyciężenia siły wyższej strony zobowiązują się do rozliczenia wykonanych do tego czasu swych świadczeń.
 
§ 7 Postanowienia końcowe
  1. Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
  3. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres: rejestracja@sympozjum.ptmrie.pl
  4. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
  5. Dokonując rejestracji udziału w Sympozjum stacjonarnym, Uczestnik Sympozjum wyraża zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w celach szkoleniowych oraz promocyjnoreklamowych w związku z foto i/lub wideo rejestracją Sympozjum.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania modyfikacji programu Sympozjum lub zmiany prelegenta, w merytorycznie uzasadnionych przypadkach.
  7. Organizator oświadcza, że materiały udostępniane Uczestnikom podczas Szkolenia są objęte ochroną prawa autorskiego. Zamawiający i/lub Uczestnik ma prawo do korzystania z nich jedynie w ramach dozwolonego użytku osobistego. Kopiowanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie i inne formy korzystania z tych materiałów wykraczające poza granice dozwolone prawem jest zabronione.
  8. Sympozjum ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).
  9. Obowiązkiem Uczestnika Sympozjum stacjonarnego jest bezwzględne noszenie identyfikatora otrzymanego podczas rejestracji.
  10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Sympozjum stacjonarnego.
  11. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Sympozjum stacjonarnym, jak również w miejscach zakwaterowania oraz dodatkowych aktywności.
  12. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Uczestnicy zostaną niezwłocznie powiadomieni o zmianie Regulaminu drogą mailową na adres e-mail podany podczas rejestracji na Sympozjum. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej Sympozjum.
  13. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Sympozjum.